ĐIỀU KHOẢN SỬ DỤNG

ĐIỀU KHOẢN SỬ DỤNG DỊCH VỤ – VIETVISAS.COM

1. Giới thiệu chung

VietVisas.com chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ các dịch vụ lãnh sự liên quan tới Việt Nam. Khi truy cập vào website và/hoặc sử dụng dịch vụ do chúng tôi cung cấp, khách hàng đồng ý ràng buộc bởi các điều khoản dưới đây.

VietVisas có quyền cập nhật điều khoản sử dụng mà không cần báo trước. Khách hàng có trách nhiệm thường xuyên cập nhật và tuân thủ các điều khoản mới nhất.

2. Thời gian làm việc & tiếp nhận yêu cầu

Trong giờ làm việc:

• Thứ Hai – Thứ Sáu: 08h15 – 17h30
• Thứ Bảy: 08h15 – 11h30

Hỗ trợ trực tiếp qua điện thoại, email, hotline, live chat và các nền tảng mạng xã hội.

Ngoài giờ làm việc:

• Hệ thống vẫn tiếp nhận yêu cầu qua hotline, email hoặc biểu mẫu trực tuyến. Phản hồi sẽ được xử lý trong giờ làm việc kế tiếp.

3. Quy trình và thời gian xử lý hồ sơ

Thời gian xử lý được tính từ khi VietVisas nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ từ khách hàng và xác nhận bắt đầu thực hiện dịch vụ. Tùy thuộc vào loại visa, quy trình bao gồm:

• Tư vấn và kiểm tra hồ sơ ban đầu.
• Dịch thuật, công chứng, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo yêu cầu của lãnh sự.
• Đại diện khách hàng nộp hồ sơ và theo dõi tiến trình.
• Nhận và trả kết quả cho khách hàng.

Lưu ý: Trong một số trường hợp, cơ quan lãnh sự có thể yêu cầu bổ sung giấy tờ, phỏng vấn, hoặc kéo dài thời gian xử lý ngoài dự kiến. VietVisas sẽ thông báo ngay khi nhận được yêu cầu từ phía lãnh sự.

4. Phân loại chi phí dịch vụ

a. Phí lãnh sự:

• Khoản phí bắt buộc do Đại sứ quán/lãnh sự thu, không hoàn lại dù visa bị từ chối.

b. Phí dịch thuật, công chứng:

• Áp dụng nếu hồ sơ cần dịch sang ngôn ngữ được yêu cầu.
• Mức phí tùy thuộc số lượng trang và ngôn ngữ đích.

c. Phí dịch vụ:

• Là chi phí VietVisas thu để thực hiện tư vấn, chuẩn bị và nộp hồ sơ thay mặt khách hàng.

d. Phụ phí khác:

• Gồm: phí chuyển phát nhanh, lệ phí ngoài giờ, phí xử lý hồ sơ khẩn, phí gửi tài liệu về địa chỉ riêng, v.v.

Toàn bộ chi phí sẽ được thống nhất và xác nhận bằng văn bản/email trước khi tiến hành dịch vụ.

5. Hình thức thanh toán

Khách hàng cần thanh toán 100% chi phí khi nộp hồ sơ, theo một trong các hình thức sau:

• Tiền mặt: Thanh toán tại văn phòng hoặc cho nhân viên được ủy quyền (có biên nhận hợp lệ).
• Chuyển khoản ngân hàng: Thông tin tài khoản công ty sẽ được cung cấp chính thức qua email.
• Thanh toán thẻ: Qua cổng thanh toán trực tuyến, được gửi bởi tư vấn viên theo yêu cầu.

6. Chính sách hủy dịch vụ & hoàn phí

a. Trường hợp hoàn phí toàn phần:

• VietVisas từ chối tiếp nhận hồ sơ do lý do khách quan: hồ sơ không hợp lệ, thời gian xử lý không khả thi, lý do pháp lý.
• Khách hàng hủy dịch vụ trước khi VietVisas bắt đầu xử lý hồ sơ.

b. Trường hợp hoàn phí một phần:

• Nếu đã phát sinh chi phí dịch thuật, công chứng, phí hành chính hoặc một phần phí dịch vụ.
• Mức hoàn cụ thể sẽ được tư vấn viên thông báo sau khi rà soát tiến độ xử lý hồ sơ.

c. Trường hợp không hoàn phí:

• Hồ sơ đã được nộp vào Đại sứ quán/lãnh sự.
• Visa bị từ chối do: thông tin sai lệch, giấy tờ giả mạo, thuộc diện cấm xuất nhập cảnh.
• Khách hàng tự ý thay đổi mục đích chuyến đi hoặc không hợp tác trong quá trình xử lý.

d. Phương thức hoàn tiền:

• Hoàn qua chuyển khoản ngân hàng, tiền mặt tại văn phòng, hoặc theo phương thức thanh toán ban đầu.
• Thời gian xử lý hoàn tiền: tối đa 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được      văn bản yêu cầu hợp lệ từ khách hàng.

7. Bảo mật thông tin

VietVisas cam kết bảo mật tuyệt đối thông tin cá nhân và hồ sơ của khách hàng. Tất cả dữ liệu được lưu trữ và xử lý tuân thủ nghiêm ngặt theo chính sách an toàn thông tin:

• Không tiết lộ dữ liệu cho bên thứ ba nếu không có sự đồng ý của khách hàng.
• Chỉ người được khách hàng ủy quyền hợp lệ mới được nhận hồ sơ, kết quả visa.
• VietVisas không chịu trách nhiệm nếu khách hàng chủ động cung cấp thông tin cho bên không liên quan hoặc gửi sai địa chỉ.

8. Cam kết & miễn trừ trách nhiệm

• VietVisas là đơn vị tư vấn và hỗ trợ xử lý hồ sơ, không phải cơ quan cấp visa, do đó không thể cam kết chắc chắn 100% việc cấp visa.
• Trong mọi trường hợp, quyết định cuối cùng thuộc về cơ quan lãnh sự.
• VietVisas chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi dịch vụ đã thỏa thuận rõ bằng văn bản/email.

9. Trách nhiệm của khách hàng khi nộp và nhận hồ sơ

a. Trách nhiệm khi nộp hồ sơ:

• Khách hàng có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, chính xác và trung thực các thông tin, giấy tờ cần thiết theo yêu cầu của VietVisas.
• Mọi thông tin sai lệch, gian lận hoặc giấy tờ giả mạo sẽ khiến hồ sơ bị từ chối và khách hàng phải hoàn toàn chịu trách nhiệm pháp lý nếu phát sinh hậu quả.
• Khách hàng cần phối hợp kịp thời với VietVisas trong suốt quá trình xử lý hồ sơ, bao gồm việc bổ sung giấy tờ, tham dự phỏng vấn nếu được yêu cầu.

b. Trách nhiệm khi nhận hồ sơ:

Khi nhận lại hồ sơ từ VietVisas (bao gồm cả bản giấy và bản mềm), Quý khách cần:

• Kiểm tra ngay tất cả thông tin cá nhân, ngày tháng, mục đích chuyến đi và các dữ liệu liên quan trong hồ sơ hoặc visa.
• Nếu phát hiện bất kỳ sai sót nào do lỗi in ấn hoặc kỹ thuật từ phía VietVisas, khách hàng cần liên hệ ngay lập tức để được điều chỉnh miễn phí.

Lưu ý: VietVisas không thu bất kỳ chi phí nào trong trường hợp cần chỉnh sửa hoặc cấp lại hồ sơ do lỗi thuộc về chúng tôi. Tuy nhiên, các lỗi do khách hàng cung cấp thông tin sai từ đầu sẽ không thuộc phạm vi chịu trách nhiệm của VietVisas.